膨大な仕事!迫る〆切!こなすなら、まずは”並べ替え”!

2020年2月5日


どうも。がじゅまるです。


仕事をする上で、私が意識していることについて書かせていただきます。


みなさん、仕事の処理が追いつかなくなるのは、どんな時でしょうか?


「疲れがたまって、思うように仕事がはかどらない」とき。

「出来栄えに納得できず、こだわりを捨てられない」とき。


いろいろあるかと思います。


でも、一番多いのはこれじゃないでしょうか?


「たくさんの仕事が重なって、手に負えなくなった」とき。


経験ある人がほとんどではないでしょうか?


私も仕事に押しつぶされそうになること、しょっちゅうです。


自分の設定したスケジュールがあるにも関わらず、「追加される仕事」。


しょうがないですね。仕事なんで、全部こなすしかないです。


そんな時、自分のやるべき仕事をこんな風(↓)に考えるとすぐにパンクしてしまいます。


「”だるま落とし”のように、仕事を積み上げてしまう」


事務仕事の場合、仕事の量に比例して書類が積み上がっていきますよね。


すると、この”だるま落とし”的なイメージが強くなるかもしれません。すると、


どこから手をつけていいのか。

そもそも自分がすべき仕事を把握できていない。


なんて状態に。



これはあくまで私のイメージですが。


仕事を”縦”ではなく、”横”に。


本棚に本を並べるようなイメージで整理する。


”発生した順番”で仕事を積み上げるのではなく、


”やるべき順番”で並べ替えていくのです!


”やるべき順番”とは?


もちろん、「仕事の〆切り」を重視するのが”大前提”だと思います。


じゃあ、”〆切りが近いもの”から順番に?


違います。それでは効率よくこなせません


積み上がった仕事たちは、それぞれ処理の仕方が違うのです。


”やるべき順番”は、その仕事の性質により並べ替えちゃいましょう!


私が重要視する”仕事の性質”は、以下のとおりです。


1. 他人の協力を伴う仕事

2. 未経験・高難度の仕事

3. ”正解”がない仕事



1. 他人の協力を伴う仕事

これは「自分のスケジュール」に一番影響を及ぼす要素です。


「○○さんにお願いしなきゃ。1日あれば済むだろうから、〆切りの前日に依頼しよう!」


極端なこと言うとそういうことです。


“○○さん”の予定や都合を“リアルタイム更新”で把握しているならいいですが。笑


自分ひとりでこなせる仕事は、最悪、夜明けまで残業すればいいんです。


同僚や上司の予定を狂わすような仕事をしていては、信頼まで失ってしまいます。



2.未経験・高難度の仕事

「やったことないし、マニュアル読んでもよく分からないな。まあ、〆切りはまだ先だからなんとかなるか!」


危険ですね。


未経験・高難度の仕事は想像以上に時間がかかりますし、ミスも発生しやすいです。


「やったことのない仕事」って、手をつけるのが億劫になりますよね。


わかります。


でも、だからこそ、先に手をつけちゃう!


嫌な仕事ほど、重要度や失敗した時のリスクが高かったりするものです。



3. ”正解”がない仕事

時間のかかる事務仕事は、大きく2種類に分けられるかと思います。


(1)単純な作業だけど、量が膨大なもの(ex.数値の入力など)

(2)発想力、テクニック等が必要とされるもの(ex.イベントや会議の資料作成など)


「上司につき返される可能性」が高いのは、どちらでしょうか?


(1)ももちろん、ミスがあればボツでしょう。


でも「正解」が明確ですから、修正もすぐできます。


(2)はやっかいですね。


「もっと分かりやすく!お客さんに伝わるように!」

「そもそも根本からイメージが違う!やり直し!」


指摘が漠然としていて、直しても直してもボツを食らうなんてザラですよね。


こういう仕事は「完成」までに時間がかかります。


「修正に要する時間」も含めて、スケジューリングする必要があります。




たくさんの仕事があると頭の中だけでは整理が難しいと思います。


「ToDoリスト」の活用もひとつの手段ですね。


手書きでも、アプリでも。



いかがでしたか?


私はこの考え方で仕事を整理するようになり、順番付けが上手くなったと思っています。


“だるま落とし”はメンタル的にも追い込まれやすいです。


イメージは、“本棚”。


きれいに並べられた本棚から本を抜き取っていくように、自分のペースで仕事をこなしていきましょう!




最後まで読んでいただき、ありがとうございました。