明日からできる!事務処理能力を向上させる”ほんの一手間”!

2020年2月5日


どうも。がじゅまるです。


私は普段、事務仕事をしています。


自分で仕事ができる方だとは思っていませんが、周りからは「仕事が早いね。」とよく言われます。


「無駄を省き、仕事を早く終える」


これは常日頃意識していますので、それが実際に周囲に実感してもらえているのは正直嬉しいですね。


そこで今回は事務処理能力を向上させる秘訣について、ご説明したいと思います。


◆人間の脳にも“メモリ“がある


まず、前提として、私はこう思っています。


”人間の脳はコンピュータと似ている”


「???」と思われますかね。詳しく説明させて下さい。


コンピュータには「メモリ」と呼ばれるものがあります。


これを聞いて、


「わたしのiPhoneは128GBです!」


とお考えになられた方。それは「ストレージ」と呼ばれるものです。


メモリ = 短期記憶装置(ex.同時に開けるアプリの数)
ストレージ = 長期記憶装置(ex.動画や写真の記憶容量)



私が「人間の脳に似ている」と言いたいのは「メモリ」の方です。

(ストレージも人間の”記憶力”と共通する部分はあるかもしれませんが。)


今、世に出ているスマホの一般的なメモリは2~4GBくらいですかね。


これはメモリ1GBのスマホにくらべて2~4倍の「処理能力」があるということです。


スマホもたくさんのアプリを立ち上げると、処理仕切れずに”重く”なったり、しまいにはアプリが”落ち”ますよね?


これはスマホの”処理能力を超えた仕事”を、利用者が要求しているからなんです。


人間もそう。自分の処理能力を超えた要求を受け続けるとどうなりますか。


仕事が余計にうまくいかず、最悪の場合、心を病んでしまうことも。


人間も人それぞれ、メモリ(=処理能力)に違いがあります。


この大小は”生まれ持った才能”や”経験”で決まると思います。


ですので、「頑張って努力して、メモリを大きくしましょう!」


というのは少々難しいかもしれません。


私が言いたいのは、


「今あるメモリを有効活用し、事務処理能力を上げましょう!」


と、いうことです。


ですので、すぐに実践できます。


すぐに実践できるのですが、”継続しないと意味がない”です。


それを念頭に置いていただいて、お読みいただけると嬉しいです。


◆デスクをキレイに!これだけでメモリは拡張されるはず!


まずですね。“メモリ“を使ってしまう要因です。


もちろん、「仕事の多さ」は1番大きな要因と言っても過言ではありません。


ただ、これはどうしようもないですよね。やらなきゃいけないことですから。


“それ以外“の要因は以下のとおりです。


⑴ ”余計な”仕事

⑵ 心の余裕

⑶ 同僚・上司からの信頼


これらを解決する策はズバリ!


デスクをキレイにすることです!!!


「は?それだけ?」と思われるかもしれませんが。


デスクが汚いと生じる“余計な仕事“、たくさんありませんか?


「無くなったペンを探す」


「作業するスペースをつくる」


「不要な書類が混ざってしまったので、抜き取る」



また、デスクが汚いと、与えられた仕事が1.5倍くらい多い気がして、心の余裕が失われませんか?


目の届くところに書類が積み重なっていると、それだけでキャパオーバーした気分になります。


さらに!デスクがキレイだと周囲の同僚や上司の信頼も上がります。


同じ出来栄えの書類があったとして、デスクがめちゃくちゃな人と、キレイに整ったデスクの人。


どちらの書類に信頼感を持てますか?


デスクが汚いままだと、仕事の成果品を信頼してもらえず、余計な説明、追加資料を求められるかも。。。


「○○くんの作った資料なら安心だろう!これでいこう!」


そう言ってもらえたら、すぐ次の仕事に取りかかれますよね。



◆まとめ


デスクをキレイに保つって、意外と難しいです。


使い終わった書類、道具は片付けてから次の仕事へ!


少しの手間を惜しまずこなすと、後の大きな手間を回避できるはずです!


これは本当に、様々な場面で感じます。


「急がば回れ」


デスクをキレイにする。ただそれだけのこと。


得られるのは、「仕事の軽減」、「心の余裕」、「周囲からの信頼」



そのうちクセになって、デスクが汚いと落ち着かなくなると思いますよ〜。