明日からできる！事務処理能力を向上させる”ほんの一手間”！
どうも。がじゅまるです。
私は普段、事務仕事をしています。
自分で仕事ができる方だとは思っていませんが、周りからは「仕事が早いね。」とよく言われます。
「無駄を省き、仕事を早く終える」
これは常日頃意識していますので、それが実際に周囲に実感してもらえているのは正直嬉しいですね。
そこで今回は事務処理能力を向上させる秘訣について、ご説明したいと思います。
◆人間の脳にも“メモリ“がある
まず、前提として、私はこう思っています。
”人間の脳はコンピュータと似ている”
「？？？」と思われますかね。詳しく説明させて下さい。
コンピュータには「メモリ」と呼ばれるものがあります。
これを聞いて、
「わたしのiPhoneは128GBです！」
とお考えになられた方。それは「ストレージ」と呼ばれるものです。
メモリ ＝ 短期記憶装置（ex.同時に開けるアプリの数）
ストレージ ＝ 長期記憶装置（ex.動画や写真の記憶容量）
私が「人間の脳に似ている」と言いたいのは「メモリ」の方です。
（ストレージも人間の”記憶力”と共通する部分はあるかもしれませんが。）
今、世に出ているスマホの一般的なメモリは２～４GBくらいですかね。
これはメモリ１GBのスマホにくらべて2～4倍の「処理能力」があるということです。
スマホもたくさんのアプリを立ち上げると、処理仕切れずに”重く”なったり、しまいにはアプリが”落ち”ますよね？
これはスマホの”処理能力を超えた仕事”を、利用者が要求しているからなんです。
人間もそう。自分の処理能力を超えた要求を受け続けるとどうなりますか。
仕事が余計にうまくいかず、最悪の場合、心を病んでしまうことも。
人間も人それぞれ、メモリ（＝処理能力）に違いがあります。
この大小は”生まれ持った才能”や”経験”で決まると思います。
ですので、「頑張って努力して、メモリを大きくしましょう！」
というのは少々難しいかもしれません。
私が言いたいのは、
「今あるメモリを有効活用し、事務処理能力を上げましょう！」
と、いうことです。
ですので、すぐに実践できます。
すぐに実践できるのですが、”継続しないと意味がない”です。
それを念頭に置いていただいて、お読みいただけると嬉しいです。
◆デスクをキレイに！これだけでメモリは拡張されるはず！
まずですね。“メモリ“を使ってしまう要因です。
もちろん、「仕事の多さ」は1番大きな要因と言っても過言ではありません。
ただ、これはどうしようもないですよね。やらなきゃいけないことですから。
“それ以外“の要因は以下のとおりです。
⑴ ”余計な”仕事
⑵ 心の余裕
⑶ 同僚・上司からの信頼
これらを解決する策はズバリ！
デスクをキレイにすることです！！！
「は？それだけ？」と思われるかもしれませんが。
デスクが汚いと生じる“余計な仕事“、たくさんありませんか？
「無くなったペンを探す」
「作業するスペースをつくる」
「不要な書類が混ざってしまったので、抜き取る」
また、デスクが汚いと、与えられた仕事が1.5倍くらい多い気がして、心の余裕が失われませんか？
目の届くところに書類が積み重なっていると、それだけでキャパオーバーした気分になります。
さらに！デスクがキレイだと周囲の同僚や上司の信頼も上がります。
同じ出来栄えの書類があったとして、デスクがめちゃくちゃな人と、キレイに整ったデスクの人。
どちらの書類に信頼感を持てますか？
デスクが汚いままだと、仕事の成果品を信頼してもらえず、余計な説明、追加資料を求められるかも。。。
「○○くんの作った資料なら安心だろう！これでいこう！」
そう言ってもらえたら、すぐ次の仕事に取りかかれますよね。
◆まとめ
デスクをキレイに保つって、意外と難しいです。
使い終わった書類、道具は片付けてから次の仕事へ！
少しの手間を惜しまずこなすと、後の大きな手間を回避できるはずです！
これは本当に、様々な場面で感じます。
「急がば回れ」
デスクをキレイにする。ただそれだけのこと。
得られるのは、「仕事の軽減」、「心の余裕」、「周囲からの信頼」
そのうちクセになって、デスクが汚いと落ち着かなくなると思いますよ〜。